Vous recevez des dizaines de mails par jour et cela commence à affecter grandement votre productivité. En effet, le Ping d’un nouveau mail dans la boite de réception peut devenir lassant à un moment donné, aussi, il serait bien de prendre certaines mesures pour bien gérer vos mails et ne plus vous retrouver dérangés par l’arrivée de ces derniers. Je vous propose donc aujourd’hui quelques astuces pour vous permettre de gérer au mieux vos mails. Cela ne tient qu’à quelques gestes simples.
Trois choses à faire en premier
La première chose que je vous conseille c’est de vous consacrer un moment en début de journée pour consulter tous vos mails, les lire, les classer et répondre à ceux qui nécessitent une réponse. Ne perdez pas trop de temps à faire cela, 15 minutes doivent vous suffire pour tout voir et tout classer comme il faut. Supprimer de suite les mails sans intérêts pour ne pas qu’ils remplissent votre boite de réception.
Dans les réponses pour vos mails, vous perdez souvent du temps pour la signature de ce dernier, aussi, je vous conseille de définir une signature par défaut. De cette manière, vous n’aurez qu’à rédiger le contenu de votre mail et de ne plus perdre de temps à faire autre chose.
Je vous recommande également de mettre en place dans votre boîte de réception un système qui classe les mails selon leur nature et leur priorité. De cette manière, vous ne perdrez pas de temps à lire des mails qui à la fin ne sont pas si importants.
Ce que vous devez aussi faire
Pour assurer une bonne gestion de votre boite mail, je vous conseille de ne pas consulter vos mails toutes les 5 minutes. Une fois toutes les heures est amplement suffisante. Pendant que vous y êtes, désactivez le signal sonore pour annoncer un nouveau mail, cela vous évitera plus de pression que vous n’en subissez déjà.
Je vous conseille également de vous accorder toutes les semaines une ou deux heures pour faire le tour des mails qui se trouvent dans votre boite de réception, prenez le temps de vraiment lire ce qui est important et de supprimer tout ce dont vous n’aurez pas besoin.
Ne perdez pas de temps à lire et à relire des mails que vous avez consultés, sauf si cela est vraiment important et que vous tentez de comprendre le contenu de ce dernier, qui vous échappe encore.