L’organisation d’un congrès offre l’occasion de réunir plusieurs participants autour d’une thématique bien précise. Selon les objectifs, il est possible que l’événement s’adresse exclusivement aux salariés d’une même entreprise ou soit accessibles à des congressistes de différentes sociétés. Dans un cas comme dans l’autre, l’organisation doit être millimétrée. Voici donc les points-clés à considérer.
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Définition du lieu et de la date
Plus il y a de participants, plus le congrès portera ses fruits. Le choix du lieu est justement une source de motivation ou à l’inverse un frein aux inscriptions. L’idéal est donc de sélectionner un lieu qui soit facile d’accès que ce soit en voiture ou via les transports en commun. Il est tout aussi important de bien s’informer sur la capacité du parking et le niveau de sécurité qu’il offre.
Concernant la date, il est conseillé de se référer aux calendriers événementiels. Un congrès se tiendra idéalement en-dehors des jours d’élection. Evitez également les dates auxquelles de grands événements sportifs et/ou manifestations culturelles majeures sont déjà planifiés. Par ailleurs, il convient d’organiser un congrès à des dates qui ne coïncident ni avec les jours fériés ni avec les ponts et encore moins avec les périodes de vacances scolaires.
Promotion de l’événement
La stratégie de communication autour du congrès doit être performante pour attirer un maximum de participants savamment ciblés. Plusieurs solutions permettent de promouvoir l’événement et les campagnes d’emailing s’inscrivent en tête des options les plus courantes. Bien évidemment, le contenu doit être percutant et pertinent pour inciter à l’inscription. Dans le même ordre d’idée, les newsletters permettent de faire connaître le congrès d’entreprise avec beaucoup d’efficacité.
Quels que soient les canaux promotionnels retenus, il est capital de soigner le graphisme et de bien hiérarchiser les informations. En effet, il ne s’agit pas seulement d’attirer l’attention sur l’événement mais de permettre aux cibles de mémoriser les informations essentielles en plus de faire progressivement grimper leur motivation.
Gestion des inscriptions
Votre stratégie de communication porte ses fruits et les participants commencent à manifester leur intérêt pour le congrès. Gagnez du temps en vous aidant d’une plateforme dédiée aux inscriptions. Les personnes intéressées pourront ainsi s’inscrire en ligne. En parallèle, une liste des participants sera générée automatiquement et surtout, elle sera mise à jour au fur et à mesure que de nouvelles inscriptions sont enregistrées.
Informez-vous sur les options de personnalisation des inscriptions. Il est notamment envisageable de classer les congressistes par catégories : participant classique, intervenant de type conférencier et ainsi de suite.
Logistique d’hébergement
Il est fréquent que les congrès s’étalent sur plusieurs jours successifs. Dans ce cas, il sera plus judicieux de prévoir des solutions d’hébergement sur le lieu sélectionné ou à défaut, dans les environs. Cela évitera aux participants d’effectuer de longs trajets.
Les congressistes sont majoritairement sensibles au niveau de confort qui leur est proposé. En ce sens, vous devez bien vous renseigner sur les prestations disponibles : eau chaude sanitaire, solutions de chauffage/climatisation, exposition des chambres, types de vue…. N’hésitez pas à comparer plusieurs offres, le repos étant primordial pour le bien-être de chaque participant.
Par ailleurs, il faudra impérativement tenir compte des besoins spécifiques. Les personnes à mobilité réduite devront par exemple pouvoir accéder à des hébergements adaptés à leur condition. Tenez-en compte au moment de la présélection !
Restauration
Vous en conviendrez, il est tout simplement impossible de passer une journée entière à discuter de sujets d’ordre professionnel. Vous devrez prévoir des repas ainsi que des boissons, toujours dans un souci du bien-être de chaque participant.
Le cocktail est une solution attractive si vous ne pouvez pas garantir de place assise à chaque congressiste. C’est de ce fait la formule la plus courante lorsque le nombre de participants est particulièrement élevé.
Si vous ne prévoyez pas beaucoup de monde, il est envisageable de servir un menu assis.
Il est également possible d’opter pour un buffet qui se pose en excellent compromis entre le cocktail et le repas à table.
Dans le cas d’un congrès de plusieurs jours, les frais de participation doivent inclure au moins le déjeuner. Du reste, voyez s’il est possible que les petits déjeuners et dîners soient pris en groupe ou de manière individuelle (dans les hébergements par exemple).
Ne négligez pas les pauses café qui permettent de se détendre quelques minutes en plein milieu du congrès.
Documentation, signalétique et badge
Il est indispensable de concevoir et d’imprimer des supports qui seront alors fournis aux participants dès leur arrivée. Prévoyez un programme de l’événement auquel vous joindrez un plan d’orientation. Inclure les numéros d’urgence et les coordonnées des responsables de l’événement sera un plus.
Les badges sont évidemment obligatoires car ils permettent de contrôler les accès, ce qui s’inscrit dans la stratégie de sécurisation des lieux.
Pensez à lister les types de documents nécessaires en fonction de la nature et des objectifs de votre congrès mais aussi au regard des participants. Il vous sera ainsi plus simple de bien identifier les supports incontournables et les documents facultatifs.
Mesure de la satisfaction post-congrès
L’événement ne s’achève pas après le départ des organisateurs et participants. Il faut en effet procéder à une enquête qui consiste à évaluer la satisfaction de chacun. Cette étape vous permettra d’obtenir des retours sur les points forts de l’événement, les points qui auraient pu être améliorés et éventuellement de bénéficier de suggestions. Mesurer la satisfaction revient donc à identifier les éléments à conserver, à modifier et à améliorer pour vos prochains congrès d’entreprise.
L’organisation d’un congrès demande du temps ce qui peut vous obliger à délaisser vos activités ne serait-ce que partiellement. Faire appel à une agence spécialisée dans les congrès d’entreprise, comme www.tiveria.fr, vous simplifiera la tâche. Il convient évidemment de vérifier que l’agence possède de l’expérience dans le cadre de la gestion organisationnelle des congrès.