7 règles à suivre lorsque vous emménagez dans de nouveaux bureaux

Que vous ayez besoin d’un espace plus grand pour développer votre entreprise, de réduire vos charges, de délocaliser vos locaux ou tout simplement envie de changer d’univers, le déménagement d’une entreprise implique de réfléchir en amont aux différentes actions à mettre en place pour faciliter ce changement.

De la rénovation des nouveaux locaux à l’accueil des salariés en passant par le changement d’adresse, les différents contrats de prestataires ou l’optimisation de l’espace d’aménagement de vos bureaux, découvrez les 7 étapes clés à respecter lors d’un déménagement d’entreprise

Anticipez les travaux et les éventuels éléments à rénover

La première des actions à effectuer lors d’un déménagement d’entreprise, est de préparer au mieux vos futurs locaux. Pour cela, en fonction de l’état du bâtiment, de la superficie des bureaux et du nombre de salariés qu’ils vont accueillir, ou de vos envies d’aménagement d’espace, il est indispensable de prévoir une période de travaux ou de rénovation.

Avant toute chose, il faut faire estimer l’état des lieux de vos locaux par un professionnel qualifié qui saura déceler d’éventuels problèmes techniques liés à l’état du système de plomberie, à l’état des installations électriques ou à l’état du bâtiment (fissures, qualité de l’isolation, etc.). Il est également nécessaire d’avoir, au préalable, réfléchi à la manière dont vous souhaitez décorer vos locaux et aménager l’espace.

En fonction de la localisation des espaces de travail collectifs ou individuels, de la salle de réunion, de la salle de pause, de la cuisine ou encore des sanitaires, l’espace doit être pensé dans son intégralité. Un espace de travail propre et lumineux contribue à la productivité des salariés et donc de votre entreprise.

Ainsi, il est conseillé de prévoir des travaux de peinture, éventuellement de réfection des sols, l’ajout de cloisons pour créer différents espaces, de fenêtres ou encore des travaux d’insonorisation pour certaines pièces. Le réseau de câbles électriques, réalisé en fonction des positions des prises électriques, téléphoniques, ou celles reliant les postes de travail au réseau internet ou à l’intranet de l’entreprise, le système de plomberie (points d’eau) ou encore l’installation de chauffage ou de climatiseurs aux bons endroits doivent également être pensés en amont des travaux de finition (peinture, installation de sanitaires neufs ou d’une nouvelle kitchenette, etc.).

Pour un confort et une sécurité optimale dans l’installation et l’utilisation de vos équipements, de nombreux professionnels proposent des services de travaux et rénovations dédiés aux entreprises. Ces experts sauront en outre vous conseiller dans les différentes étapes de rénovation de vos locaux, des travaux d’ordre technique (plomberie, système électrique, …) à l’aménagement de l’espace et la décoration (revêtement des sols, des murs, …).

Faire les changements d’adresse nécessaire

Un autre impératif auquel il faut penser lors d’un déménagement d’entreprise est le changement d’adresse. En informant la Poste de votre changement de situation, un suivi de votre courrier (de votre ancienne adresse à la nouvelle) sera mis en place.

Néanmoins, pour plus de confort et pour régulariser au plus vite la réception de votre courrier ou de vos différentes commandes, pensez à prévenir en amont vos partenaires commerciaux, vos clients et vos différents prestataires (imprimante, fournisseur de boissons, livraison des fournitures de bureau, abonnements à la presse, etc.). Il est également indispensable de contacter les institutions légales rattachées à votre entreprise.

Ainsi, pensez à contacter le service des impôts, ainsi que votre préfecture pour la tenir informée de votre changement de situation et effectuer la modification du Kbis de votre entreprise. Enfin, si vous disposez d’un parc de véhicules professionnels, veillez à en modifier l’adresse ou à effectuer les changements de cartes grises.  L’aménagement de nouveaux bureaux, c’est l’occasion de penser au respect de la réglementation PMR au travail.

Pensez à résilier/changer votre contrat EDF

Déménager dans un nouveau lieu implique de quitter d’anciens locaux. Il est donc important de partir en laissant vos affaires en ordre, et penser à résilier vos différents contrats. Parmi eux, le contrat EDF est certainement l’un des plus importants.

Veillez donc à prendre vos dispositions pour une résiliation ou un changement de contrat dès votre départ, afin d’éviter de vous retrouver en difficulté financière, en raison d’un paiement en double de vos charges en électricité et en consommation de gaz.

Comparez tous les types de contrat : internet, gaz, téléphone….

Aujourd’hui, de nombreux fournisseurs de gaz proposent des services sur-mesure aux entreprises. En fonction de la taille de vos locaux et du nombre de salariés qui les occupent, le budget consacré au gaz et à l’électricité peuvent s’avérer conséquents pour votre entreprise. N’hésitez pas à demander plusieurs devis et à faire jouer la concurrence pour négocier des tarifs attractifs. Vous pouvez également privilégier des fournisseurs implantés dans votre région, et il est aujourd’hui conseillé d’opter, dans la mesure du possible, pour l’utilisation d’énergies vertes.

Nombreux sont également les fournisseurs d’accès à internet qui proposent des offres attractives aux entreprises. Ces offres, qui englobent généralement des abonnements téléphoniques et abonnements au réseau ADSL, sont ici encore pensées sur-mesure en fonction de vos besoins et de votre budget.

Il est par ailleurs fortement conseillé aujourd’hui de faire installer la fibre optique dans vos bureaux, pour une performance optimale de votre réseau internet à haut débit. Privilégiez également un opérateur proposant un système d’assistance 7/7J et 24/24H. En effet, aujourd’hui, une panne ou une défaillance de la performance de votre réseau internet peut avoir des conséquences importantes sur la productivité de votre entreprise, il est donc primordial de pouvoir être mis en relation avec un professionnel dans un délai très court.

Choisir son mobilier de bureau et sa décoration

Le choix du mobilier de bureau et la décoration de vos locaux reflètent l’image de marque de votre entreprise. En fonction de l’univers que vous souhaitez créer et de l’atmosphère de travail voulue au sein de votre entreprise, différents choix de matériaux, couleurs et aménagements s’offrent à vous.

La couleur des murs sera, par exemple, un facteur de dynamisme et de créativité (couleurs chaudes), ou au contraire, instaurera une ambiance sereine et propice à la réflexion et à la concentration (couleurs froides). Salle de réunion ou salle de pause, espaces de travail collectifs ou bureau isolé : ces choix peuvent varier en fonction des différentes utilisations que vous ferez de vos espaces.

Le mobilier a lui aussi son importance : en bois, en verre ou en métal, aux formes douces ou au style épuré, les professionnels de l’ameublement de bureaux proposent aujourd’hui un large panel de formes et de matériaux. Et pour le confort de vos salariés, optez pour des sièges ergonomiques qui favorisent un bon maintient.

Pensez également à privilégier leur bien-être en aménageant et en décorant les espaces d’échange. Une salle de pause conviviale, une salle de réunion qui favorise la discussion et l’échange d’idées, ou encore un espace d’accueil lumineux, sont autant de facteurs qui favoriseront la productivité de vos salariés. Enfin, veillez à ne pas surcharger vos locaux en mobilier ou en décoration afin de garder un espace aéré et lumineux. Ambiance cosy, épurée, végétalisée, très design ou colorée : ici encore, des professionnels de l’ameublement sont à même de vous conseiller en fonction de la dynamique qui vous souhaitez instaurer.

Aménagez vos bureaux de manière esthétique et fonctionnelle

Une fois votre mobilier de bureau choisi, il faut réfléchir à un agencement esthétique et fonctionnel. Pour cela, il est impératif d’opter pour du mobilier de bureau disposant de nombreux rangements qui permettront de garder l’espace de travail aéré afin d’éviter toute distraction négative. Pensez également à orienter votre mobilier vers l’extérieur (portes et fenêtres) pour créer un espace de travail agréable. Un bon aménagement de l’espace favorise le bien-être des salariés et donc leur productivité et leur créativité.

Pensez l’aménagement de vos bureaux dans une optique de mouvements, les salariés doivent pouvoir évoluer dans les différents espaces de travail afin de ne pas être obligés de rester assis et statiques toute la journée. Vous pouvez également opter, par exemple, pour l’installation de bureaux « assis-debout », qui leur permettra de choisir dans quelle position ils souhaitent travailler et ainsi varier leurs postures au cours de la journée.

Ne pas négliger le bien-être des salariés

L’environnement de travail est très important pour les salariés, et leur bien-être est le premier facteur d’une dynamique de travail efficace. Pensez à les prévenir en amont du déménagement de l’entreprise à venir. Vous pouvez par ailleurs leur demander leur avis, des conseils et des idées sur la manière dont ils souhaiteraient aménager leur futur espace de travail. Il est également impératif de prévoir des espaces de détente agréable et des lieux où les salariés auront la possibilité d’échanger de manière informelle.

Prévoyez au minimum 8m2 par salarié et, en cas d’espace aménagé en openspace, il est obligatoire de prévoir des pièces calmes et insonoriser dans lesquelles ils pourront s’isoler ponctuellement. Prévoyiez également un aménagement qui favorise le confort acoustique, pour réduire au maximum le niveau sonore des espaces ouverts, qui entraîne fatigue et réduction des facultés de concentration.

Le déménagement d’une entreprise est un facteur de son évolution et un bon indicateur de croissance. La mise en place d’un rétro-planning vous aidera à effectuer les différentes actions nécessaires à la préparation de vos nouveaux locaux. Enfin, pensez votre aménagement de manière à instaurer une ambiance conviviale dans des espaces aérés, lumineux et végétalisés pour favoriser le bien-être de vos salariés.